請求書は、寝ている間に。農園の事務を「今ある道具」とAIで軽くする  

北上市内のある農園で、AIを使った事務の仕組みづくりをお手伝いしています。

農園が抱えていたこと

販路が多い農園で、注文はフォーム、メール、LINE WORKS、電話とばらばらに届きます。
それを掲示板、納品書、請求書へ手で打ち直すため、請求書づくりだけで毎日1時間以上かかっていました。

新しいシステムは入れていません

注文はGoogleフォーム、連絡はLINE WORKS、会計はfreee。道具はもうそろっていました。
足りなかったのは、道具と道具のあいだを手でつなぐ時間です。そのつなぎ役を、生成AIの「Claude」に任せました。

今、自動で動いていること

・届いた注文を決まった時刻に読み取り、店ごとのシートを作る

・freeeに納品書と請求書の下書きを作る

・朝礼の録音を要約して、LINE WORKSで全員に届ける

AIが作るのは下書きまでです。
分からない注文は「要確認」として残し、発行は必ず人が確認してから行います。

変わったこと

毎日1時間以上かかっていた請求書づくりが、毎朝の確認に変わりました。

導入から約2か月で、AIが担う作業は17に。
その多くは、代表自身がAIに相談しながら作ったものです。
使う人の手で仕組みが育っていくのが、いちばんの成果だと感じています。

始めるときのコツ

・毎週同じ形で繰り返す事務から始める

・請求書は下書きで止め、人が確認する

・一度に全部やろうとしない

「注文や請求書の事務を、もう少し楽にしたい」という農家さん、事業者さんは、お気軽にご相談ください。
今お使いの道具を生かす形から、一緒に考えます。